Ochrona Sygnalistów
Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) w związku z art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1524) w związku z art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.) Zarządzeniem nr 46/24 z dnia 25.09.2024 r. Dyrektora Białostockiego Ośrodka Sportu i Rekreacji ustalono wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Poniżej jej treść:
WEWNĘTRZNA PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
SŁOWNIK POJĘĆ
§ 1
Ilekroć w wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwanej dalej „wewnętrzną procedurą” lub „procedurą” jest mowa o:
1) BOSiR – Białostocki Ośrodek Sportu i Rekreacji;
2) Dyrektorze – Dyrektor Białostockiego Ośrodka Sportu i Rekreacji;
3) działaniu odwetowym – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
4) działaniu następczym – działanie podjęte przez upoważnionego pracownika BOSiR w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury;
5) informacji o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w BOSiR, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
6) informacji zwrotnej – informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych
i powodów takich działań przekazane sygnaliście;
7) kontekście związanym z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji w BOSiR, lub pełnienia służby, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
8) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
9) osobie, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
10) osobie powiązanej z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnaliście, tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu;
11) ujawnieniu publicznym – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
12) zgłoszeniu wewnętrznym – przekazanie pisemne koordynatorowi ds. niezgodności wyznaczonemu przez Dyrektora Białostockiego Ośrodka Sportu i Rekreacji informacji o naruszeniu prawa;
13) zgłoszeniu zewnętrznym - przekazanie ustne lub pisemne Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
§ 2
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
5) stażysta;
6) praktykant.
PRZEDMIOT ZGŁOSZENIA
§ 3
Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w zakresie dziedzin:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) ochrony środowiska;
7) ochrony konsumentów;
8) ochrony prywatności i danych osobowych;
9) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
10) interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
11) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-10.
JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA ZA PRZYJMOWANIE ZGŁOSZEŃ
§ 4
1. Za zapewnienie wdrożenia wewnętrznej procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Dyrektor.
2. Dyrektor nadaje w formie pisemnej pracownikom wykonującym czynności w ramach wewnętrznej procedury imienne upoważnienia do przetwarzania danych oraz odbiera od nich zobowiązania do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do wewnętrznej procedury.
3. Pracownik dokonujący czynności w ramach działań następczych zobowiązany jest do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
4. Pracownikiem upoważnionym przez Dyrektora do przyjmowania zgłoszeń w BOSiR jest koordynator ds. niezgodności. Dane osoby pełniącej funkcję koordynatora ds. niezgodności podaje się do publicznej wiadomości w Biuletynie Informacji Publicznej https://bosirbip.um.bialystok.pl oraz na stronie BOSiR wraz z danymi kontaktowymi do dokonania zgłoszenia.
5. Pracownik, o którym mowa w ust. 4 odpowiedzialny jest w szczególności za:
1) przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych (wzór zgłoszenia stanowi załącznik nr 2 do wewnętrznej procedury;
2) prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych (wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowi załącznik nr 3 do wewnętrznej procedury);
3) podejmowanie działań następczych, w tym przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz dokumentowanie podjętych działań następczych (wzór protokołu z postępowania wyjaśniającego stanowi załącznik nr 4 do wewnętrznej procedury, wzór karty zgłoszenia stanowi załącznik nr 5 do wewnętrznej procedury);
4) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty – wzór klauzuli stanowi załącznik nr 10 do wewnętrznej procedury;
5) zapewnienie poufności sygnaliście, osobie związanej z sygnalistą, osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osobie wskazanej w zgłoszeniu (wzór oświadczenia o poufności osoby przyjmującej zgłoszenia stanowi załącznik nr 6 do wewnętrznej procedury);
6) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych działań następczych (wzór oświadczenia o bezstronności osoby przyjmującej zgłoszenia stanowi załącznik nr 7);
7) wnioskowanie do Dyrektora o nadanie upoważnień, o których mowa w ust. 2;
8) odbiór oświadczeń o zapoznaniu się pracowników z niniejszą procedurą.
TRYB DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
§ 5
1. Zgłoszenia wewnętrzne powinny być dokonywane pisemnie.
2. Zgłoszenie wewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej:
1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@bosir.bialystok.pl ;
2) w formie listownej na adres: Białostocki Ośrodek Sportu i Rekreacji, ul. Włókiennicza 4, 15-465 Białystok; z dopiskiem na kopercie np. „zgłoszenie nieprawidłowości – do rąk własnych koordynatora ds. niezgodności”.
§ 6
1. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać w szczególności:
1) dane sygnalisty, tj. imię, nazwisko, adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej i numer telefonu;
2) datę i miejsce sporządzenia;
3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
4) opis nieprawidłowości oraz ich daty.
2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
TRYB POSTĘPOWANIA ZE ZGŁOSZENIAMI
§ 7
1. Zgłoszenia, o których mowa w § 5 rejestrowane są przez pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4, zgodnie ze wzorem rejestru określonym w załączniku nr 3 do wewnętrznej procedury.
2. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego zawierającego dane sygnalisty, o których mowa w
§ 6 ust. 1 pkt 1 pracownik w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.
3. Pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4 dokonuje weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.
4. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4 pracownik zgłasza Dyrektorowi konieczność wyłączenia go z realizacji zadań wynikających z wewnętrznej procedury. Dyrektor upoważnia inną osobę w BOSiR do realizacji zadań wynikających z wewnętrznej procedury. Postanowienia wewnętrznej procedury stosuje się odpowiednio.
5. Pracownik, o którym mowa § 4 ust. 4 ma obowiązek podjęcia działań następczych
z zachowaniem należytej staranności oraz bez zbędnej zwłoki.
6. Pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4 przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 2 – trzech miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do korespondencji. Wzór informacji zwrotnej stanowi załącznik nr 8 do wewnętrznej procedury.
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
§ 8
1. BOSiR stosuje wobec danych osobowych zawartych w zgłoszeniach naruszeń oraz danych osobowych uzyskanych lub wykorzystanych w prowadzonych postępowaniach wyjaśniających następujące przepisy prawa:
1) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych; dalej jako „rozporządzenie/ RODO”);
2) Zasady dotyczące ochrony danych osobowych wynikające z niniejszej procedury oraz innych regulacji wewnętrznych BOSiR, w tym Polityki Ochrony Danych Osobowych.
2. W celu zapewnienia zabezpieczenia i ochrony danych osobowych pozyskanych w trakcie stosowania procedury BOSiR stosuje systemy informatyczne, które gwarantują ochronę danych osobowych zgodną z postanowieniami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).
3. Administratorem danych osobowych ujawnionych na podstawie i w wyniku zastosowania procedury zgłoszeń wewnętrznych jest Białostocki Ośrodek Sportu i Rekreacji z siedzibą
w Białymstoku (15-465) przy ul. Włókienniczej 4, reprezentowany przez Dyrektora.
4. Pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4 po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działania następczego.
5. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane,
a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6. Wzór pełnej klauzuli informacyjnej stanowi załącznik nr 10 do niniejszej procedury.
§ 9
Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.
OCHRONA SYGNALISTY
§ 10
1. Sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość danych) i w zakresie działań odwetowych od momentu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
2. Warunkiem objęcia ochroną jest działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
§ 11
1. Dyrektor zapewnia sygnaliście ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.
2. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 Dyrektor, w szczególności:
1) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie prowadzenia działań następczych, jak i po ich zakończeniu, z zastrzeżeniem § 13 ust. 1;
2) doprowadza do ukarania osób, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem sygnalisty;
3) zobowiązuje upoważnioną osobę kierującą komórką kadrową do monitorowania sytuacji kadrowej sygnalisty. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych sygnalisty dotyczących zmiany jego sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy, w szczególności:
a) rozwiązania umowy o pracę,
b) zmiany zakresu czynności,
c) przeniesienia do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy,
d) degradacja stanowiskowa, płacowa, uniemożliwianie podnoszenia kompetencji, nieuzasadnione pomniejszenie dodatkowego wynagrodzenia w formie dodatku, nagrody, premii,
e) zmiana warunków świadczenia pracy (np. nieuzasadnione zmniejszenie wynagrodzenia, wymiaru etatu, godzin pracy, odmowa udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego/ szkoleniowego/ bezpłatnego). W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoba kierująca komórką kadrową zobowiązana jest do podjęcia działań uniemożliwiających pogorszenie sytuacji faktycznej i prawnej sygnalisty;
4) zobowiązuje upoważnionych pracowników współpracujących ze zleceniobiorcami/ usługodawcami do powstrzymania się wobec nich od podejmowania działań odwetowych.
3. Działania, o których mowa w ust. 2 pkt 1 obejmują przede wszystkim:
1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób posiadających pisemne upoważnienie w ramach działań następczych;
2) zapewnienie poufności tożsamości sygnaliście oraz osobie wskazanej w zgłoszeniu.
§ 12
Przepisy § 10-11 stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
§ 13
1. Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego, przygotowawczego
i sądowo-administracyjnego.
2. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych, należy przekazać szczegóły dot. tego przetwarzania, w myśl postanowień art. 14 ust. 1-3 RODO, chyba że istnieje możliwość odstąpienia od tego obowiązku, zgodnie z postanowieniami art. 14 ust. 5 RODO. Wzór klauzuli informacyjnej stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
PRZEPISY KOŃCOWE
§ 14
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do organu publicznego na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
2. Informacje w zakresie zgłoszeń zewnętrznych dostępne są w Biuletynie Informacji Publicznej Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organu publicznego.
§ 15
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
2. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę na rzecz Białostockiego Ośrodka Sportu i Rekreacji, za wyjątkiem postanowień § 14, które wchodzą w życie 24 grudnia 2024 r.
3. Osoby wykonujące pracę składają oświadczenie o zapoznaniu się z wewnętrzną procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, którego wzór stanowi załącznik nr 9 do wewnętrznej procedury.
KOORDYNATOR DS. NIEZGODNOŚCI
Dorota Konończuk
ul. Włókiennicza 4
15-465 Białystok
tel. 85 652-69-82
mail: sygnalista@bosir.bialystok.pl